Nákupná objednávka (Purchase order)

Nákupná objednávka (PO) je obchodný dokument a prvá oficiálna ponuka vydaná kupujúcim predajcovi s uvedením druhov, množstva a dohodnutých cien výrobkov alebo služieb.

Slúži na kontrolu nákupu produktov a služieb od externých dodávateľov.

Nákupné objednávky môžu byť nevyhnutnou súčasťou objednávok systému plánovania podnikových zdrojov.

Odsadenie je nákupná objednávka, ktorá sa často zadáva prostredníctvom agenta (indent agent) za stanovených podmienok predaja.

Samotné vydanie nákupnej objednávky netvorí zmluvu.

Ak neexistuje predchádzajúca zmluva, potom je to zmluva medzi kupujúcim a predávajúcim prijatím objednávky predávajúcim.

Prehľad

Spoločnosti používajú objednávky z niekoľkých dôvodov. Objednávky umožňujú kupujúcim jasne a výslovne oznámiť svoje zámery predajcom. Môžu tiež pomôcť nákupnému agentovi pri správe prichádzajúcich a čakajúcich objednávok. Predávajúci sú tiež chránení organizáciami výrobcov v prípade, že kupujúci odmietne zaplatiť za tovar alebo služby.
Nákupné objednávky poskytujú výhody v tom, že zjednodušujú nákupný proces na štandardný postup. Komerční veritelia alebo finančné inštitúcie môžu poskytovať finančnú pomoc na základe objednávok. Existujú rôzne zariadenia na financovanie obchodu, ktoré takmer každá finančná inštitúcia umožňuje podnikateľom používať proti objednávkam, ako napríklad:
Účelom objednávok je obstaranie materiálu na priamu spotrebu alebo na sklad, obstaranie služieb, pokrytie požiadaviek zákazníka pomocou externých zdrojov alebo obstaranie materiálu potrebného v závodoch z interného zdroja (vnútropodnikové presuny zásob na diaľku). Môžu tiež uskutočňovať jednorazové obstarávacie transakcie a optimalizovať nákup tým, že využijú všetky výhody dohodnutých podmienok alebo na optimálne využitie existujúcich prepravných kapacít.
Vytvorenie objednávky je zvyčajne prvým krokom procesu platby k nákupu v systéme ERP. Nákupné objednávky môžu vyžadovať kód SKU.

Legálne

Aj keď typická objednávka nemusí obsahovať jazyk zmluvy (v skutočnosti väčšina obsahuje iba zoznam tovarov alebo služieb, ktoré si kupujúci želá kúpiť, spolu s cenou, platobnými podmienkami a prepravnými pokynmi), objednávka je osobitne považovaná

nástroj upravený Jednotným obchodným zákonníkom alebo iným podobným zákonom, ktorý z povahy zmluvy ustanovuje kúpnu objednávku.

Napriek povahe kúpnej objednávky ako zmluvy je bežné sprevádzať prijatie kúpnej objednávky právnym dokumentom, ako sú obchodné podmienky, ktoré stanovujú konkrétne alebo ďalšie právne podmienky zmluvy.

Americké federálne nariadenie o akvizícii uvádza, že nákupné objednávky by sa mali spravidla vydávať za pevnú cenu, ale zároveň sa ustanovuje, že sa môžu vydávať predražené nákupné objednávky, ak „je nepraktické získavať ceny pred vydaním nákupnej objednávky“.

Elektronické objednávky

Mnoho objednávok už nie je založených na papieri, ale sa prenáša elektronicky cez internet.

Je bežné, že sa elektronické nákupné objednávky používajú na nákup tovaru alebo služieb ľubovoľného typu online.

Pre elektronické objednávky je veľa názvov.

Niekedy sa označuje ako: elektronické obstarávanie, elektronický nákup, požiadavka na elektronický nákup.

Tieto podmienky sa obvykle všetky týkajú elektronických objednávok.

Neelektronické objednávky

Záznamy o objednávkach sú vo väčšine obchodných spoločností stále na papieri, a preto je potrebný správny formát objednávky.

Mnoho používateľov si želá profesionálne formátovanie nákupných objednávok z niekoľkých dôvodov.

Spoločnosť môže chcieť mať rozsiahle znalosti o nákupných transakciách alebo poznať základné požiadavky na objednávku.

Môže byť tiež súčasťou obchodnej dokumentácie, čo uľahčuje postup pri zaznamenávaní všetkých transakcií a má dobrý dojem o klientovi alebo zákazníkovi.

Žiadosť o objednávku

Žiadosť o objednávku alebo požiadavka na objednávku je požiadavka zaslaná interne v rámci spoločnosti na získanie zakúpeného tovaru a služieb vrátane zásob. Žiadosť je dokument, ktorý nákupnému oddeleniu alebo manažérovi presne hovorí, aké položky a služby sú požadované, množstvo, zdroj a súvisiace náklady.
Formulár žiadosti o kúpu (PRF) sa vyplní pred zakúpením tovaru ako forma hmotnej autorizácie. Formuláre žiadostí o kúpu sa často používajú v menších firmách, ktoré nemajú počítačový systém. Na trhu je však k dispozícii mnoho počítačových (vrátane webových riešení) systémov, ktoré môžu uľahčiť získavanie informácií o požiadavkách na nákup. Žiadosti o objednávku možno tiež odoslať nákupnému oddeleniu prostredníctvom informačného systému pre správu.
PRF môže obsahovať hodnoty rozpočtu a nákupu, aby si jednotlivec bol vedomý ročného a zostávajúceho rozpočtu pred uskutočnením nákupu. Je tu taký systém, ktorý zaručuje, že sa tovar a služby nakupujú so súhlasom líniového manažéra a že je k dispozícii dostatočný rozpočet.